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E-Rechnung ab 2027: Shop, ERP und eigene Software vorbereiten

E-Rechnung ab 1. Januar 2027: Was Shops und Unternehmen mit eigener Software jetzt tun sollten

E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025. Ab dem 1. Januar 2027 wird es ernst beim Ausstellen: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hat, muss Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung schreiben. Eine PDF-Datei per Mail reicht dann nicht mehr.

Für die meisten Unternehmen ist das weniger eine Frage des Steuerrechts als der Technik: Welches System schreibt bei Ihnen die Rechnungen – Shop, Warenwirtschaft, ERP oder eine selbst entwickelte Anwendung? Und kann es das richtige Format erzeugen? Dieser Beitrag zeigt den Fahrplan, den Stand in Shopware 6 und was bei Individualsoftware zu tun ist.

Der Fahrplan

  • Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach.
  • Bis 31. Dezember 2026: Alle dürfen statt einer E-Rechnung noch eine Papierrechnung ausstellen. Eine PDF-Rechnung ist nur erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
  • Ab 1. Januar 2027: Pflicht zur E-Rechnung für alle mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Wer darunter liegt, darf 2027 noch Papier- oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnungen schreiben. Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen.
  • Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Maßgeblich für 2027 ist also Ihr Umsatz im Jahr 2026. Ob Sie über der Grenze liegen, klären Sie am besten jetzt mit Ihrer Steuerberatung – nicht erst im Januar.

Wer betroffen ist – und wer nicht

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Keine E-Rechnung brauchen unter anderem:

  • Rechnungen an Privatkunden (B2C). Ein reiner Endkundenshop muss an seinen Rechnungen nichts ändern.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
  • Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
  • Kleinunternehmer beim Ausstellen – empfangen müssen auch sie.

In der Praxis betrifft das vor allem B2B-Shops, gemischte Shops mit Firmenkunden, Großhändler, Hersteller und alle, die Rechnungen aus einem ERP oder einer eigenen Software heraus schreiben. Und: Ihre Geschäftskunden werden ab 2027 E-Rechnungen von Ihnen verlangen. Eine Papier- oder PDF-Rechnung ist für sie dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr und gefährdet ihren Vorsteuerabzug.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine Software direkt einlesen kann. In Deutschland üblich sind:

  • XRechnung: eine reine XML-Datei, für Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesbar.
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL – sie reichen nicht.

Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wird. Bei ZUGFeRD gilt seit der Einführung der Pflicht außerdem: Maßgeblich ist der XML-Teil, nicht das, was im PDF zu sehen ist. Alle Pflichtangaben müssen deshalb im XML stehen.

Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ändert

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein weiteres Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es hält an den Terminen fest und klärt einige Fragen aus der Praxis:

  • Leistungsbeschreibung: Art und Umfang der Leistung müssen im strukturierten Teil eindeutig erkennbar sein. Eine Artikelnummer ohne Bezeichnung oder ein Sammelposten „Lieferung lt. Auftrag“ reicht nicht.
  • Validierungsfehler: Nicht jeder Fehler, den ein Prüfprogramm meldet, macht die Rechnung ungültig. Entscheidend ist, ob eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist.
  • Berichtigung: Eine fehlerhafte E-Rechnung wird wieder durch eine E-Rechnung berichtigt – nicht durch handschriftliche Korrekturen auf einem Ausdruck.
  • Keine Ordnungswidrigkeit: Wer trotz Pflicht eine Papier- oder PDF-Rechnung schreibt, begeht keine Ordnungswidrigkeit. Der Kunde hat aber einen Anspruch auf eine E-Rechnung, und sein Vorsteuerabzug hängt daran.
  • Übergang: E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und nur die Vorgaben der früheren Schreiben erfüllen, werden nicht beanstandet.

E-Rechnung in Shopware 6

Gute Nachricht für Shopware-Händler: Die E-Rechnung steckt im Kern von Shopware, also auch in der kostenlosen Community Edition.

  • Ab Shopware 6.6.10.0: Rechnungen im ZUGFeRD-Format nach EN 16931, als reine XML-Datei oder eingebettet ins PDF. Shopware verwendet dafür das Profil XRechnung 3.
  • Ab Shopware 6.7.9.0: zusätzlich Gutschrift und Stornorechnung im ZUGFeRD-Format.
  • Shopware 6.5 und älter: keine E-Rechnung im Kern. Hier helfen ein Plugin oder – sinnvoller – das Update auf 6.7, zumal 6.5 ohnehin bald keine Sicherheitsupdates mehr bekommt.

Eingerichtet wird die E-Rechnung in den Dokument-Einstellungen. Ob Firmenkunden automatisch eine E-Rechnung erhalten, steuern Sie über den Flow Builder, etwa mit einer Regel für Kunden mit Firmenangabe. Ein paar Punkte sollten Sie dabei kennen:

  • Käuferreferenz: Shopware trägt die Bestellnummer ein. Für Rechnungen an Behörden, die eine Leitweg-ID verlangen, passt das nicht.
  • Bankverbindung: Ihre IBAN und BIC landen nur bei passenden Zahlarten wie Rechnung oder Vorkasse im XML. Bei PayPal, Kreditkarte und anderen externen Zahlarten fehlt ein entsprechender Eintrag.
  • Firmendaten vollständig: Eigene Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Bankdaten müssen in den Einstellungen gepflegt sein, sonst fehlen Pflichtangaben im XML.
  • Eigene Dokumentvorlagen: Wer die Rechnungsvorlage angepasst hat, prüft, ob das PDF mit eingebetteter XML-Datei noch sauber erzeugt wird.
  • Rechnungen aus dem ERP: Schreibt nicht Shopware, sondern Ihre Warenwirtschaft die Rechnung, hilft die Shopware-Funktion nicht. Dann muss das ERP liefern.

Und ganz wichtig: Erzeugen Sie eine Testrechnung und prüfen Sie sie mit einem Validator, bevor die erste echte E-Rechnung an einen Kunden geht. Mehr zu unserer Arbeit mit Shopware.

ERP und eigene Software: E-Rechnung direkt erzeugen

Viele mittelständische Unternehmen schreiben ihre Rechnungen nicht im Shop, sondern in einer Warenwirtschaft, einem ERP oder einer über Jahre gewachsenen eigenen Anwendung. Hier gibt es zwei Wege:

  • Umweg über einen Konverter: Die bestehende PDF-Rechnung wird von einem Zusatzdienst in eine E-Rechnung umgewandelt. Das geht schnell, ist aber fehleranfällig, kostet laufend und löst das eigentliche Problem nicht: Die Daten liegen im eigenen System und müssten von dort kommen.
  • Direkt im System erzeugen: Die Anwendung schreibt das XML selbst aus ihren Daten. Für PHP gibt es dafür ausgereifte Bibliotheken – Shopware selbst nutzt eine davon. Der Aufwand liegt weniger im Code als in den Daten.

Typische Baustellen bei eigener Software:

  • Einheiten: „Stk.“, „Karton“ oder „Pal.“ müssen auf die genormten Einheitencodes abgebildet werden.
  • Steuerkategorien: Jede Position braucht den passenden Steuersatz und die passende Kategorie, auch für steuerfreie oder innergemeinschaftliche Lieferungen.
  • Kundenstammdaten: Vollständige Anschrift, USt-IdNr. bei Bedarf, bei Behörden die Leitweg-ID, bei manchen Kunden eine Bestellreferenz.
  • Leistungsdatum und -zeitraum: Muss im XML stehen, nicht nur im Fließtext.
  • Abschlags- und Schlussrechnungen, Rabatte, Gutschriften: Diese Sonderfälle sind in eigener Software oft „irgendwie“ gelöst und müssen sauber ins Format übertragen werden.

Läuft Ihre Rechnungsstellung noch über eine alte Access-Datenbank oder ein System, das niemand mehr anfassen mag, ist die E-Rechnung ein guter Anlass für den Umstieg. Mehr dazu in unserem Beitrag Access-Datenbank ablösen sowie zur Entwicklung individueller Software und zu Schnittstellen zwischen Shop, ERP und Buchhaltung.

Nicht vergessen: der Empfang

Auch wer selbst noch nicht ausstellen muss, bekommt E-Rechnungen von Lieferanten – spätestens ab 2027 deutlich mehr. Ein E-Mail-Postfach genügt formal. Damit die Rechnungen aber auch gelesen, gebucht und richtig aufbewahrt werden, braucht es mehr:

  • Anzeige: Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ohne passendes Programm sieht man nur Code.
  • Weiterverarbeitung: Idealerweise liest Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP die Datei direkt ein, statt dass jemand die Beträge abtippt.
  • Aufbewahrung: Acht Jahre, und zwar der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form. Ein Ausdruck reicht nicht.

Ihre Checkliste bis Jahresende

  • Umsatz 2026 mit der Steuerberatung klären. Über 800.000 Euro: Pflicht ab 1. Januar 2027.
  • Alle Systeme auflisten, die Rechnungen schreiben: Shop, ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Branchensoftware. Für jedes klären, ob es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
  • Shopware-Version prüfen. Ab 6.6.10.0 ist die E-Rechnung im Kern, ab 6.7.9.0 auch für Gutschrift und Storno.
  • Firmen- und Kundenstammdaten vervollständigen. Steuernummer, USt-IdNr., Bankdaten, Leitweg-IDs.
  • Testrechnungen erzeugen und validieren. Vor der ersten echten Rechnung, nicht danach.
  • Empfang organisieren: Wer bekommt E-Rechnungen, womit werden sie angezeigt, wo werden sie archiviert?

Dieser Beitrag beschreibt die technische Umsetzung und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Unterstützung durch doppeltplus

Wir richten die E-Rechnung in Shopware ein und prüfen sie mit Testrechnungen, bringen ältere Shopware-Versionen auf den aktuellen Stand und erweitern ERP-Systeme und individuelle PHP-Anwendungen so, dass sie XRechnung und ZUGFeRD selbst erzeugen – einschließlich der Datenbereinigung, die dafür meist nötig ist.

Fazit

Für Endkundenshops ändert sich wenig. Wer an Unternehmen verkauft und 2026 über 800.000 Euro Umsatz hat, muss in acht Wochen E-Rechnungen schreiben können. Shopware bringt das Werkzeug ab Version 6.6.10.0 mit; bei ERP und eigener Software entscheidet die Datenqualität über den Aufwand. Wer jetzt eine Testrechnung erzeugt und prüft, weiß bis Weihnachten, wo er steht.

Sie möchten wissen, ob Ihr Shop oder Ihre Software bereit für die E-Rechnung ist? Sprechen Sie uns an – wir prüfen das mit einer Testrechnung.

Quellen

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